Standar Prosedur Operasi merupakan standar atau acuan yang menjadi standar dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab bagi setiap karyawan di seluruh departemen hotel. Umumnya, standar operasional dari setiap hotel dan yang lain hampir sama, tergantung pada tingkat bintang dari hotel.

Standar Prosedur Operasi dibuat untuk bertujuan menyediakan batasan bagi karyawan masing-masing departemen. Ini juga digunakan sebagai referensi untuk hukuman apa yang diterima karyawan karena bertindak atau melanggar standar yang ditetapkan.

Hotel dengan Standar Prosedur Operasi yang baik dapat melindungi karyawan, tamu, dan semua struktur dan fasilitas bangunan yang ada.

Apa Manfaat dari Standar Prosedur Operasi?

Manfaat memiliki Standar Prosedur Operasi adalah sebagai berikut:

  • Sebagai tolok ukur atau referensi dalam bekerja untuk semua karyawan departemen perhotelan sehingga mereka dapat melaksanakan pekerjaan mereka berdasarkan tanggung jawab mereka
  • Sebagai ukuran nilai atau keberadaan pekerjaan atau sebagai penghalang pekerjaan sehingga tidak menyimpang dari standar.
  • Memberikan pemahaman tertulis bagi karyawan baru maupun yang sudah ada yang juga digunakan sebagai bahan pembelajaran untuk menunjang pekerjaan.
  • Pada suatu kasus, standar ini sering digunakan sebagai perbandingan dari satu hotel dengan hotel lain sebagai referensi dalam menerapkan disiplin kerja.

Standar Prosedur Operasi

Hal Apa yang Harus Anda Pertimbangkan?

Sering kali, beberapa masalah terjadi tanpa referensi yang jelas tentang cara mengatasinya. Untuk membuat Standar Prosedur Operasi yang baik, perusahaan harus dapat melihat kemungkinan apa yang mungkin terjadi di masa depan dan apa solusi terbaik untuk setiap masalah.

Sebelum mulai membuat Standar Prosedur Operasi yang baik, ini adalah beberapa hal yang perlu Anda pertimbangkan:

Seberapa baik Anda tahu lingkungan kerja Anda?

Masalah sering terjadi ketika Anda tidak mengenal lingkungan kerja Anda dengan baik. Misalnya, fasilitas apa saja yang tersedia? Bagaimana Anda menyiapkan fasilitas yang ada sebelum digunakan? Bagaimana cara menjaga fasilitas dengan benar? Siapa yang bertanggung jawab untuk memperbaiki fasilitas?

Hal yang sama juga perlu diterapkan ketika berhadapan dengan karyawan Anda. Misalnya, apa saja hak seorang karyawan? Apa kewajiban seorang karyawan? Bagaimana jika seorang karyawan tidak memenuhi kewajibannya?

Identifikasi setiap area, tugas, dan peran masing-masing entitas yang ada dengan benar. Ini akan mempermudah untuk memutuskan StandarProsedur Operasi seperti apa yang paling sesuai dengan lingkungan kerja.

Apa itu Do’s dan Don’ts Saat Menghadap Tamu?

Bagi karyawan yang berinteraksi baik secara langsung maupun tidak langsung dengan pengunjung, penting untuk menerapkan standar yang ada. Kekhawatiran ini, apa yang harus dipersiapkan sebelum melayani tamu? Sikap apa yang harus ditunjukkan saat mengambil permintaan tamu? Standar apa yang harus berlaku di area produksi?

Ini juga harus mencakup standar kerapian dalam berpakaian dan make-up. Atau, Anda dapat membuat standar tentang seberapa menyambut pengunjung? Bagaimana cara menyapa pengunjung ketika mereka tiba? Bagaimana Anda menyapa pengunjung melalui telepon?

Apa Pendapat Karyawan tentang Standar?

Karyawan juga merupakan aset perusahaan yang tidak kalah pentingnya. Untuk industri perhotelan, yang sebagian besar kegiatan kerja terkait dengan layanan pengunjung, wajib bagi semua karyawan yang bekerja untuk memahami Standar prosedur operasi ketika berinteraksi langsung dengan pengunjung.

Namun, terkadang, beberapa standar yang ada tidak cocok atau berlaku untuk pengunjung tertentu. Untuk peran standar karyawan yang dibutuhkan untuk memastikan, apakah ada hal yang bisa diterapkan di lapangan? Apakah standar baru diperlukan untuk mengganti atau meningkatkan standar yang ada? Bagaimana standar prosedur operasional akan memberikan dampak pada penyediaan layanan kepada pengunjung?

Hal ini dapat ditanyakan langsung kepada karyawan yang menghadapi pengunjung sepanjang hari. Prosedur standar yang tidak kompatibel harus segera dihapus untuk menghindari masalah yang tidak diinginkan.

 

BACA JUGA : Jenis Tamu di Industri Perhotelan, Bagaimana Cara Mengatasinya?

 

Siapa Target Utama Standar?

Setiap standar memiliki target utama yang berbeda. Aturan yang digunakan untuk menyelesaikan satu masalah tidak dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah lain.

Misalnya, jika target utama dari standar operasi ini adalah karyawan yang bekerja, maka standar yang dibuat harus memperhatikan, apa saja hal-hal yang harus menjadi perhatian karyawan saat mulai bekerja? Apa saja syarat dan ketentuan bagi karyawan untuk mendapatkan haknya? Dan jangan lupa, apakah standar ini akan memberatkan karyawan jika diterapkan? Ingat, perusahaan yang baik tidak akan menetapkan standar yang menyulitkan karyawan.

Dalam Situasi Apa Standar diperlukan?

Hal-hal yang harus diperhatikan saat membuat standar operasional adalah, untuk situasi dan kondisi apa standar ini diperlukan. Hal ini untuk memastikan bahwa semua karyawan yang bekerja memahami tindakan yang harus diambil ketika kondisi tertentu terjadi, dan terus bekerja sesuai aturan.

Misalnya, tindakan apa yang harus diambil ketika ada kebakaran atau bencana alam? Apa yang harus dilakukan karyawan untuk memastikan keselamatan pengunjung?

Bagaimana Standar Sesuai dengan Budaya Sekitarnya?

Hal terakhir yang tidak kalah penting saat membuat SOP adalah mengenal budaya atau tradisi yang ada di lingkungan tempat berdirinya hotel. Ada kemungkinan bahwa perbedaan budaya dan norma yang berlaku untuk sebuah tempat adalah masalah yang harus dihadapi oleh perusahaan, termasuk hotel. Perbedaan ini tentu akan berpengaruh pada cara melayani pengunjung, mulai dari cara memberikan pelayanan? Apakah ada perbedaan dalam bahasa atau kebiasaan?

Hal ini untuk menghindari bentrokan antara pihak hotel dan masyarakat sekitar. Dengan demikian operasional tetap dapat berjalan lancar dan diterima keberadaannya di masyarakat.

 

Selangkah demi selangkah, Membuat StandarProsedur Operasi!

Setelah mempertimbangkan tujuan SOP dan poin apa yang harus dimasukkan, maka sekarang Anda siap untuk mulai membuat SOP. Setiap perusahaan, termasuk hotel, memiliki peraturan yang berbeda-beda tergantung pada kebutuhan masing-masing.

Berikut adalah langkah-langkah dalam membuat SOP agar efektif dan tepat sasaran:

  • Membentuk Tim Tertentu untuk Membuat Standar Prosedur Operasi

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membentuk tim khusus untuk merencanakan SOP. Umumnya, tim ini terdiri dari General Manager, Support Manager, dan pihak lain yang berhubungan langsung dengan SOP yang akan dibuat.

Setiap anggota penyusunan SOP ini harus memahami betul tugas dan tanggung jawab masing-masing, serta akrab dengan lingkungan kerja dengan baik. Sehingga hasil SOP initepat sasaran dan dapat menjadi solusi atas permasalahan yang ada.

  • Atur Tahapan Kerja

Setelah membuat tim dan menyusun tujuan dari SOP, langkah selanjutnya adalah membuat tahapan dalam mengerjakan SOP secara rinci.

Tahap ini biasanya dimulai dengan pengamatan langsung ke lapangan tentang hal-hal apa yang diperlukan dan mengamati hal-hal apa yang mungkin terjadi. Setelah itu, hasil pengamatan ini dapat dibahas bersama dalam forum diskusi hingga SOP ini dianggap berlaku.

  • Lakukan Simulasi Standar Prosedur Operasi

Simulasi merupakan bagian dari tahapan mengerjakan SOP. Sebelum dilaksanakan di lingkungan kerja, SOP harus memiliki kewenangan pimpinan, sehingga dapat digunakan sebagai aturan yang legalitasnya dapat dipertanggungjawabkan.

Oleh karena itu, SOP terlebih dahulu harus disimulasikan sesuai dengan kondisi yang berlaku. Dengan ini, akan lebih mudah untuk melakukan revisi jika ada poin-poin yang dianggap tidak pantas.

  • Evaluasi dan Peningkatan

Aturan yang tidak sesuai dengan kondisi dan situasi yang diterapkan di lingkungan kerja harus segera diperbaiki atau diganti dengan aturan baru. Jika perlu, simulasi ulang sampai SOP dianggap tepat dan mampu menyelesaikan permasalahan yang ada.

  • Persetujuan untuk Standar Prosedur Operasi

Setelah semua poin dalam SOP telah memenuhi kebutuhan yang ada, langkah selanjutnya adalah meminta persetujuan pimpinan perusahaan untuk menandatangani SOP yang telah dibuat. Umumnya, pengesahan SOP ditandatangani oleh tiga divisi, seperti pembagian yang menciptakan atau memiliki kepentingan langsung dalam SOP, yang memeriksa aturan, dan manajemen tertinggi di perusahaan.

  • Socializing Standar Prosedur Operasi

Langkah akhir pembuatan SOP adalah menyosialisasikan aturan yang telah dibuat kepada seluruh pegawai yang bersangkutan. Ini dapat dilakukan dengan pengumuman lisan atau tertulis, atau dengan praktik langsung di lingkungan kerja. Pastikan semua karyawan memahami setiap poin, dan hukuman apa yang mereka dapatkan karena melanggar aturan.

Standar Prosedur Operasi

Setelah dilakukan SOP, jangan lupa untuk selalu memperhatikan bahwa SOP tersebut dilaksanakan dengan baik, dan terus memantau pelaksanaannya. Jika ditemukan standar yang tidak sesuai, segera evaluasi dan perbarui dengan standar baru untuk memastikan operasi tetap berjalan.

Hotel dengan prosedur operasi standar yang baik dapat melindungi karyawan, tamu, dan semua struktur dan fasilitas bangunan yang ada. Ini juga memastikan hotel untuk berdiri kuat dari semua kemungkinan karena Prosedur Operasi Standar telah dibuat untuk mencakup semua operasi yang ada.

 

POSTING TERKAIT: